4 étapes pour réduire le délai de facturation de vos interventions

Une facturation raccourcie, c’est un flux de trésorerie qui augmente. De la saisie des données terrain sur mobile à l’intégration au SI du logiciel de gestion des interventions, voici quelques conseils pour fluidifier les process.
 
Outre les gains de productivité et l’amélioration de la qualité de service, la digitalisation de la gestion des interventions apporte un bénéfice trop souvent passé de côté : la réduction du délai de facturation.

Conseil n°1 : dématérialiser tous les flux d’informations

La dématérialisation de toute la chaîne de valeur d’un service support, de la demande client à la clôture de la mission en passant par la logistique, permet de gagner un temps précieux en fluidifiant les process. Alors que la facturation peut prendre plusieurs jours voire plusieurs semaines en recourant aux méthodes traditionnelles – support papier, tableur Excel – son automatisation réduit significativement les délais et augmente d’autant le flux de trésorerie (cash flow).
 
En se dotant de la solution Praxedo, Henry Schein France a vu son délai de facturation passer de cinq semaines à moins de 24 heures. Avant de déployer Praxedo, GEOMS utilisait, de son côté, le circuit papier et devait attendre en moyenne deux semaines pour disposer des informations nécessaires pour facturer le client. Le passage au numérique devient, quoi qu’il en soit, obligatoire dès qu’un service support grandit et doit gérer un grand nombre d’interventions.

 
Un logiciel de gestion des interventions permet un échange d’informations en temps réel et sans couture entre les trois parties prenantes : le centre de services, le technicien sur site et le client final. Le planificateur doit disposer de toutes les informations pour organiser la tournée de façon la plus optimale possible. De leurs côtés, le technicien et l’entreprise cliente seront immédiatement avertis de toute modification du planning.

Conseil n°2 : doter les techniciens de tous les outils mobiles

La fluidification du circuit de facturation passe d’abord par la collecte des données du terrain. Un technicien doit pouvoir les saisir en situation de mobilité sans attendre son retour au centre de services.
 
Depuis son terminal mobile, le technicien déclare son temps de travail qu’il s’agisse du temps passé en intervention, de la durée des déplacements ou de son temps de pause. A l’issue de sa mission, il va remplir directement son rapport d’intervention à l’aide de menus déroulants cliquables et de cases à cocher.
 
Il est possible de mettre de « l’intelligence » dans les formulaires afin d’assister le technicien dans cette tâche et accélérer la rédaction du compte-rendu. Grâce à l’utilisation de web services, certains champs du formulaire seront pré-renseignés en intégrant nativement des informations provenant du système d’information. Il est aussi possible de contrôler certains champs afin de s’assurer de l’exactitude des données saisies.
 

Avec un TPE, un encaissement directement sur site

Avec son smartphone ou sa tablette, le technicien peut prendre des photos géolocalisées (via la fonction GPS) et horodatées pour documenter une intervention. Dans l’application mobile de Praxedo, un champ « module » permet aussi au terminal de communiquer avec des objets connectés. Le technicien récupère ainsi automatiquement des données provenant d’un appareil de mesure (test d’étanchéité, analyse de combustion, détection des fuites…) venant alimenter le formulaire.
 
En scannant des code-barres ou en enregistrant des libellés, le technicien va déclarer les prestations qu’il a réalisées au cours de son intervention et les matériels consommés. Il peut même directement encaisser sur site en connectant un module de paiement à son terminal mobile, le transformant en TPE (Terminal de paiement électronique).

Conseil n°3 : s’interfacer avec les progiciels existants

Après avoir collecté les données terrain, l’étape suivante consiste à interfacer le logiciel de gestion des interventions avec les ERP et les progiciels de gestion comptable du marché afin de procéder à une facturation automatique sans ressaisie manuelle.
 
C’est le cas de Praxedo qui propose des interfaces de type web services pour dialoguer avec les applications existantes et permettre une intégration fine au système d’information.
 

Des connecteurs pour Sage 100 et Salesforce

Praxedo dispose d’un connecteur prêt à l’emploi dédié à l’ERP Sage 100. Il permet de répliquer la base Sage dans Praxedo, de récupérer des temps de travail, de transformer un compte-rendu, initié dans Praxedo, en document de vente ou en document interne dans Sage 100.
 
De même, Praxedo a développé un connecteur natif pour interopérer sa solution avec celle de Salesforce. Depuis la console Service Cloud de Salesforce, un administrateur peut créer et suivre les interventions terrain. De plus, il peut accéder à l’ensemble des informations dont il a besoin pour répondre aux demandes des clients (coordonnées, historique des appels et des e-mails, dernières interventions effectuées et comptes-rendus).
 
Si la requête client émise depuis la console Service Cloud de Salesforce nécessite une intervention terrain, l’utilisateur génère un « ordre d’exécution » qui entraîne la création dans Praxedo d’une intervention à planifier.
 
L’horaire de planification et le technicien affecté sont transmis à Salesforce en temps réel et associés à l’ordre d’exécution correspondant. Le client est ainsi tenu informé de l’avancement de sa requête. Une fois l’intervention terminée, le compte-rendu saisi par le technicien sur son mobile est envoyé vers Salesforce, et l’ordre d’exécution est signalé comme « réalisé » dans Salesforce.

Conseil n°4 : analyser les indicateurs d’activité

Avec une gestion sur support papier ou tableur Excel, il est difficile de connaître la productivité des techniciens par rapport aux heures facturés. Un logiciel de gestion des interventions offre une visibilité nouvelle à un gestionnaire de centre de services en lui proposant différents indicateurs-clés comme le taux d’interventions clôturées respectant la garantie de temps de rétablissement (GTR) ou la garantie de temps d’intervention (GTI) ou, inversement, le nombre d’interventions avec rendez-vous non honorées.
 
Sur la base de cet historique des interventions, le responsable du centre de services pourra, a posteriori, procéder à des ajustements pour augmenter le nombre d’heures facturées des équipes terrain. Cette traçabilité permet d’apprendre des erreurs commises et d’optimiser en conséquence les tournées les jours suivants.