Gestion des interventions : comment optimiser vos coûts opérationnels et augmenter votre productivité ?

Cela devient une évidence : la réduction des coûts opérationnels passe désormais par une solution logicielle efficace et une dématérialisation totale de la gestion d’interventions.

Optimiser votre mode de fonctionnement pour diminuer vos frais tout en augmentant votre productivité est tout à fait accessible. La clé se trouve dans les nouvelles technologies.

Transitez vers une gestion des interventions dématérialisée 

Selon une étude d’Aberdeen Group de juillet 2017, les meilleures sociétés de service sont jusqu’à trois fois plus enclines que les autres à augmenter leurs dépenses dans les nouvelles technologies (39 %, contre 13 % seulement pour les entreprises moins performantes).

Plus édifiant encore, ces mêmes entreprises ont davantage automatisé leur gestion d’interventions, 93 % en plus que la moyenne des sociétés du même secteur.

Identifiez vos coûts opérationnels inutiles

Certains coûts semblent irréductibles et inhérents à votre métier. Et pourtant, il existe chaque jour de nouvelles technologies capables de révolutionner votre mode de fonctionnement.
 
La majorité des entreprises de service sont aujourd’hui passées à des process entièrement dématérialisés. Tout ce qui est lié au papier, en plus d’être un risque quant à la sécurité et la pérennité de vos données, a bien un coût.

Impressions, achat de rames et de cartouches d’encre, de fiches carbonées et de bons de livraison, espaces de stockage physique, affranchissement pour l’envoi courrier de vos factures… autant de dépenses devenues obsolètes grâce au numérique.

Adoptez la solution capable de booster votre productivité

Non seulement un logiciel de gestion de tournées vous permet de faire des économies par la dématérialisation, mais il permet aussi à vos collaborateurs d’être plus productifs, grâce à l’automatisation.
 
Des process dématérialisés sont synonymes d’un temps de travail facturable en augmentation pour vos équipes terrain. Si les techniciens n’ont plus de fiches papier à remplir, ils n’ont pas non plus besoin de faire des allers-retours entre les lieux d’intervention et leur base.

Pour vous, cela signifie moins de frais de carburant et davantage d’heures facturables à vos clients.
 
Si votre outil de gestion est équipé, comme l’est Praxedo, d’un système de messagerie instantanée, vous pourrez même faire des économies sur vos frais de téléphone. Accessible aussi bien entre collaborateurs qu’entre les différents services de votre entreprise, ce module facilite les échanges d’informations.

Comment mettre l’optimisation au cœur de la gestion d’interventions ?

L’élément central dont dépend le niveau des coûts opérationnels dans le domaine des services est l’optimisation de tournées. Des déplacements inutiles, la gestion des stocks de pièces détachées mal gérés et des savoir-faire insuffisamment mis à profit sont à l’origine de frais supplémentaires qui pourraient être évités.

Si la gestion automatisée a une retombée économique si grande, c’est parce qu’elle résout les problèmes majeurs rencontrés dans le management d’équipes terrain.

Optimisez vos tournées pour minimiser vos coûts opérationnels

Le casse-tête que peut représenter la planification d’interventions pour un manager est considérablement allégé par l’utilisation d’un logiciel dédié. Les programmes dotés des dernières technologies sont des outils de gestion devenus indispensables.
 
Praxedo est, par exemple, équipé d’un système de géolocalisation. Votre logiciel peut être connecté à votre solution de gestion de flotte, telle que Webfleet Solutions ou Fleet Freedom. Vos dispatchers ont alors accès, depuis leur poste, à la position actualisée en temps réel de chacun des collaborateurs terrain pour une meilleure optimisation des temps de trajet.
 
Une telle fonction permet par exemple d’envoyer l’intervenant le plus proche vers une mission urgente, sans même devoir communiquer avec lui. Les décisions sont encore facilitées par d’autres options, comme la prise en compte du trafic ou le matériel dont dispose chaque technicien avec lui.
 
C’est l’avantage d’une solution dans le Cloud, 100 % mobile. Chaque technicien nomade étant équipé d’un terminal connecté au logiciel accède depuis n’importe où à toutes les informations nécessaires et actualise les données en temps réel. Depuis son planning d’interventions jusqu’au fichier clients, il a tout à portée de main, grâce au mode SaaS.

2 conséquences positives d’un parcours optimisé

Les premiers satisfaits d’un parcours plus fluide, ce sont vos équipes terrain elles-mêmes. Moins de trajets, d’appels et de modifications de dernier moment, c’est pour eux moins de stress et de fatigue, et un meilleur confort de travail. Lorsque la tournée a lieu sans accroc, il est plus facile pour vos techniciens d’être plus productifs et de fournir un service de qualité.
 
Les seconds bénéficiaires d’une gestion des interventions optimisée, ce sont bien sûr vos clients. Le recours à un logiciel de planification de tournée permet de les tenir informés du début à la fin de l’intervention.

Un retard ? Le centre d’appel est capable de donner des informations précises, comme la position précise du technicien ou son temps de trajet restant. Enfin, l’optimisation des temps d’intervention permet d’honorer vos délais garantis de rétablissement et assure le respect de vos engagements contractuels.

Comment utiliser les données récoltées pour la gestion d’interventions ?

Optimisez l’usage de ces informations en temps réel

Centraliser les informations relatives aux évènements sur le terrain permet un suivi des interventions optimal. Dans la solution Praxedo, par exemple, ces indicateurs d’activité en temps réel sont disponibles via la fonctionnalité Cockpit.

Un tableau de bord paramétrable propose aux responsables d’équipes une véritable vue d’ensemble leur permettant d’orchestrer au mieux la journée. Vous pouvez voir les problèmes se profiler (comme la quantité d’interventions à planifier en urgence) afin de mieux piloter les techniciens sur le terrain.

L’étape cruciale pour votre productivité : le temps de l’analyse

Les nouvelles technologies peuvent vous aider à comprendre votre (défaut de) productivité à un autre niveau de précision. Vous ne pouvez pas définir l’efficacité d’un technicien seulement à la quantité d’interventions qu’il arrive à accomplir chaque jour.

Pourquoi une mission a-t-elle échoué ? Manquait-il à l’intervenant une donnée, une pièce, un savoir-faire ? À quel niveau se situe l’élément qui lui a fait défaut ? Peut-être que certaines tâches sont plus longues à réaliser que d’autres : les avez-vous identifiées et avez-vous bien estimé le temps nécessaire à ces interventions ?
 
La centralisation de l’ensemble de vos informations grâce à l’outil numérique devrait être l’occasion de redécouvrir vos KPIs (indicateurs clés d’efficacité). Ces données sont souvent sous-estimées ou mal utilisées par les entreprises de service terrain. 27 % des gestionnaires d’équipes avouent n’avoir jamais utilisé de KPIs et seulement 12 % pensent les utiliser efficacement ! Ne manquez pas cette opportunité d’optimiser vos coûts opérationnels.
 
Avec la production croissante d’objets connectés, la maintenance préventive va devenir la règle, davantage que la réparation de pannes effectives. L’analyse et les contrôles anticipés permettent désormais d’agir avant de connaître un problème d’urgence.

N’oubliez pas que l’entretien est moins coûteux qu’une réparation, et vous rapporte une satisfaction client à son maximum.