Comment GEOMS a révolutionné la gestion de ses interventions.

Parlez-nous en quelques mots de votre société et de ses activités…

GEOMS a été créée en 2001. Nous réalisons aujourd’hui 4,8 M€ de chiffre d’affaires. Notre coeur de métier est la maintenance de produits de sécurité physique de type coffres-forts et portes fortes. Nous adressons exclusivement un marché de professionnels, et notamment le secteur bancaire. Nous disposons aujourd’hui de 18 techniciens en interne pour couvrir la région Ile de France, et d’une trentaine de sous-traitants pour couvrir l’ensemble du territoire.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo?

• Pour dématérialiser la gestion de nos interventions

Avant de nous équiper de la solution Praxedo, GEOMS travaillait essentiellement sur papier. Or, cela nous posait énormément de difficultés pour assurer le suivi des interventions et le retour d’informations aux clients. Nos clients ont évolué. Aujourd’hui, ils veulent être informés en temps réel sur les interventions. Nous devions donc nous équiper d’une solution de dématérialisation à même de faciliter la relation avec nos clients.

• Pour raccourcir les délais de facturation

L’usage papier nous posait également un problème en termes de facturation. En moyenne, nous devions attendre deux semaines pour disposer des informations nécessaires pour facturer le client.

• Une solution recommandée par l’un de nos clients

Notre choix s’est porté sur Praxedo de façon assez naturelle. La solution nous a été recommandée par un de nos clients bancaires. La société qui gère les systèmes d’alarme de cette banque est équipée de Praxedo et en est très satisfaite.

Sur le conseil de notre client, nous avons donc contacté Praxedo. La présentation de la solution nous a séduit immédiatement, car elle correspondait exactement à ce que nous recherchions pour dématérialiser et fluidifier notre gestion des interventions.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages?

Praxedo est utilisé à deux niveaux chez GEOMS :

• Notre centre d’appel

Le module web est déployé au sein de notre centre d’appel. Nous avons 3 assistantes qui répondent aux appels de nos clients et qui enregistrent les demandes d’interventions dans Praxedo. Notre dispatcher l’utilise pour répartir et planifier les interventions auprès des techniciens. Il peut ainsi planifier facilement les tournées des techniciens une à deux journées à l’avance. En cas d’urgence ou d’annulation, il peut également réattribuer des interventions en temps réel. C’est très pratique et cela nous fait gagner beaucoup de temps.
Grâce à la remontée automatique des comptes-rendus d’intervention, le traitement de la facturation peut ainsi se faire dès qu’une intervention est achevée.

• Nos techniciens sur le terrain

Sur le terrain, nous avons équipé nos techniciens GEOMS avec l’application mobile Praxedo. Chacun dispose ainsi d’un formulaire paramétré qui lui sert de guide. Il se synchronise régulièrement dans la journée, voit ses interventions à réaliser et remplit les formulaires. Nos techniciens sont très fans de Praxedo. Pour eux, c’est une vraie révolution ! Ils sont guidés sur chaque intervention par le formulaire. Il n’y a plus de déperdition d’informations. Tout est fiabilisé. C’est un vrai gain en terme de qualité de service, tant pour le technicien que pour le client.

Toutes les informations sur les interventions précédentes sont archivées dans Praxedo, avec photos, signatures et commentaires à l’appui. Ainsi, le technicien sait d’avance quel type d’intervention il va réaliser : il peut voir le type de coffre-fort ou de porte forte sur lequel il va intervenir, et ainsi choisir le matériel adapté à l’avance. Il n’emporte que ce dont il a besoin. C’est très pratique pour lui.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

• Confort de travail et meilleure qualité de service

Encore une fois, les techniciens GEOMS sont devenus de vrais fans de Praxedo. La solution leur apporte un gain énorme en terme de confort de travail. Ils disposent de toutes les informations à l’avance pour anticiper leurs interventions, choisir leur matériel, et les formulaires sont un vrai gage de qualité pour la saisie des informations. Le suivi des opérations de maintenance est bien meilleur. La qualité de service s’est considérablement améliorée. Praxedo leur facilite la vie et ils ne pourraient plus s’en passer. Franchement, nos techniciens seraient prêts à payer eux-mêmes leur abonnement si on le leur demandait.

• Un vrai gain de temps sur le dispatching et la facturation

Au niveau du centre d’appel, Praxedo nous a permis de gagner énormément de temps, tant en ce qui concerne le dispatching, qu’au niveau de la facturation. La planification est beaucoup plus dynamique et réactive.
En outre, nous disposons des informations en temps réel pour facturer immédiatement. Avant, nous étions sur un délai de facturation de deux semaines. C’est un vrai gain de confort organisationnel. Ainsi, sur une semaine, chacune de nos trois assistantes gagne une heure de travail par jour, soit un gain total de 15 heures de temps de travail par semaine grâce à Praxedo. C’est considérable !

• Une optimisation de la traçabilité des interventions

Enfin, Praxedo nous permet de disposer d’une meilleure traçabilité des interventions faites par nos techniciens sur le terrain. Grâce aux photos prises sur chaque intervention, nous savons exactement ce qui a été fait. Cela peut être très utile en cas de litige éventuel avec un client. Nous pouvons présenter des preuves irréfutables.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Nous utilisons Praxedo depuis deux ans et nous en sommes très satisfaits. La solution nous a vraiment aidé à améliorer notre productivité et nos process internes. Les bénéfices sont considérables. Et pourtant, je dois avouer que nous n’utilisons pas encore la solution à 100%.

• Vers un paramétrage encore plus précis

Nous allons prochainement travailler sur un paramétrage encore plus fin avec un Customer Success Manager de Praxedo pour disposer d’un suivi encore plus précis concernant l’activité de nos techniciens et les pièces utilisées lors des interventions.
Nous allons aussi mettre en place des scénarios d’envoi automatique d’emails aux clients quand une intervention est achevée. Cela va nous permettre de fluidifier encore mieux notre relation clients et notre qualité de service.

Mon but est clair : je veux que tous nos techniciens soient bientôt équipés de Praxedo. Pas seulement nos techniciens internes, mais également tous nos sous-traitants en France.

• Une intégration à notre futur ERP

Par ailleurs, nous utilisons pour le moment la solution Praxedo en mode “standalone”. Mais nous prévoyons de nous équiper prochainement de Sage 100. Nous allons utiliser le connecteur Praxedo pour intégrer la solution dans notre ERP. Je dois dire que la connectivité de Praxedo est également un vrai plus pour nous.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Il m’est difficile de résumer les bénéfices de Praxedo en deux mots. Je dirais “efficacité” et “confort”. Mais, sincèrement, je conseille vraiment l’adoption de la solution. Elle est ergonomique, pratique, efficace et agréable à utiliser.