Righi a multiplié par 3 le nombre d’interventions quotidiennes de ses techniciens.

Parlez-nous en quelques mots de votre société RIGHI et de ses activités…

J’ai fondé la société RIGHI en 2013. Basée au Bourget, en région parisienne, l’entreprise est spécialisée dans les services techniques pour l’entretien du patrimoine. Nous ne travaillons que sur des marchés publics.
 
Nous intervenons sur deux types de marchés :

• Les bailleurs sociaux (les Offices Publics HLM) où nous prenons en charge tout l’entretien des parties communes et des logements occupés : dépannages, maintenance de tous les équipements depuis les portails d’entrée jusqu’aux terrasses de toit, en passant par les fenêtres, les rampes d’escaliers, etc.
• Les Mairies, où nous assurons l’entretien et la maintenance de locaux comme les écoles, les gymnases, les cantines scolaires, etc. Pour cette catégorie de marché, nous intervenons surtout sur de la grosse fabrication de chassis en bois ou PVC, de la réfection de fenêtres, de portes, etc. Nous travaillons beaucoup avec les architectes.

Et puis nous avons un troisième type de clients en parallèle des deux premiers marchés : les foyers de protection de l’Enfance. Là aussi nous assurons des services multi-techniques d’entretien et de maintenance.
 
A l’heure actuelle, la société RIGHI emploie 25 salariés, dont 16 techniciens d’intervention. Parmi eux, 9 sont équipés de Praxedo. Les autres le seront d’ici la fin de l’année.
 
Nos techniciens réalisent entre 2500 et 3000 interventions par an en moyenne, et nous réalisons un chiffre d’affaires de 3 millions d’euros, en croissance régulière chaque année.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

A l’origine, j’avais créé un système de gestion sur Outlook assez archaïque, à base de dossiers et de sous-dossiers dans ma boîte de réception. Ce système artisanal nous permettait de savoir où on en était avec les bailleurs pour gérer les ordres de services, les demandes, les interventions, les avis de passage, etc. Il faut comprendre qu’on mène 7 à 8 interventions par jour par bailleur. Donc il fallait un système pour pouvoir s’y retrouver.
 

Un système de gestion d’interventions artisanal et archaïque

Cependant, avec la croissance de l’activité et la démultiplication des clients, c’était devenu extrêmement compliqué à gérer. Une vraie usine à gaz. C’était confus, pas fluide. On avait des doublons, des techniciens qui faisaient des erreurs, des interventions qui étaient oubliées, ça devenait vraiment compliqué.
 

Un besoin pour une solution de gestion d’interventions efficace et pérenne

Et je ne vous parle pas de la facturation. Franchement, il fallait passer à autre chose et trouver une solution efficace. Du coup, j’ai décidé de tester différentes solutions du marché et j’ai fini par trouver Praxedo. Et à partir de là, ma vie a changé. Et celle de mes équipes aussi. On est passé de l’ombre à la lumière. Un vrai soulagement.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages?

Nous utilisons les deux modules : l’interface web et l’application mobile.
 

Une conduite d’activité plus cohérente et fluide

L’interface web est utilisée pour la conduite d’activité. Elle nous permet de saisir les demandes d’interventions, de les planifier et de les attribuer à nos différents techniciens. Nous sommes 4 à y avoir accès : moi-même, mes deux assistantes chargées des plannings et du traitement administratif des interventions, et mon chargé d’affaires.
 
Je crée les plannings, je crée mes règles, mes drapeaux pour identifier les statuts d’interventions. Mes collaborateurs ne s’occupent que de la planification. On a pu recréer tous nos paniers dans Praxedo : ordres d’interventions, demandes, avis de passage, etc. On a une douzaine de paniers différents. Tout est clair, tout est visible en un coup d’œil, tout est classé, rangé. Franchement, c’est le jour et la nuit par rapport à notre système antérieur. Tout est fluide. Tout est propre. C’est efficace.
 

Des tournées plus cohérentes pour les techniciens

Concernant l’organisation des tournées des techniciens, on peut désormais faire des tournées cohérentes, sans leur faire faire des trajets impossibles dans la journée. On arrive à optimiser les journées de chaque technicien avec un suivi précis de l’état d’avancement des interventions grâce aux notifications. On voit les interventions vivre en temps réel dans le planning. On a une vision à la fois globale et détaillée de l’activité.
 
Sur le terrain, j’ai 9 techniciens équipés de l’application mobile Praxedo pour le moment, mais tous les autres vont l’être d’ici la fin de l’année.
 

L’application mobile Praxedo : un « régal » pour nos techniciens de maintenance

Pour mes techniciens, Praxedo est un régal, un confort de travail inouï. Ils ont tout à l’avance dans leur application mobile : leurs plannings, les informations sur les clients, les modes d’accès aux sites, les historiques des interventions menées précédemment. On peut même rajouter des informations au fur et à mesure sur une intervention à venir dans son application afin qu’il ait tout ce qu’il faut quand il arrive sur le site. C’est très pratique pour les dépannages en urgence par exemple.
 

Des formulaires simples et paramétrés à l’avance

Pour réaliser leurs interventions, ils ont des formulaires qu’on leur a préparés en avance. Ils ont juste des cases à cocher, des champs conditionnés OUI/NON par étapes, et deux ou trois champs de commentaires, ils prennent des photos avant/après et le tour est joué. Ils ne peuvent rien rater. Tout est dans l’application mobile. Ils gagnent un temps énorme dans la saisie de leurs comptes-rendus.
 

Un classement automatique des comptes-rendus d’interventions

Dans chaque formulaire le technicien coche une case correspondant au type d’intervention : commandes, devis, ordres de services, etc. Et automatiquement, une fois son rapport validé, il va se ranger dans le bon panier dans l’interface web. Au niveau de la conduite d’activité on sait exactement quelle intervention correspond à quel panier.

Quels sont les principaux bénéfices que vous apporte la solution Praxedo ?

Praxedo nous apporte de nombreux bénéfices, à différents niveaux, pour notre activité.
 

Un gain énorme en qualité de service

D’abord, en termes de qualité de service, la solution de gestion d’interventions nous a fait faire un bond considérable. Nous sommes beaucoup plus réactifs et beaucoup plus précis dans notre communication avec nos clients.
 
Par exemple, je suis en mesure de dire à mon client que telle intervention vient d’être réalisée chez lui à 11h00 et ensuite je peux la traiter immédiatement pour la facturation. Avant je ne pouvais pas.
 
Dans le planning, en fonction de la couleur des drapeaux, je sais si c’est une commande, un devis, etc. Avant je ne pouvais pas.
 

Une réactivité en temps réel vis-à-vis des clients

Praxedo permet une vraie fluidité et une rapidité dans la communication qu’on ne connaissaient pas auparavant. L’outil nous permet de répondre le jour même à n’importe quelle sollicitation de nos clients. Avant, le technicien passait une fois par semaine au bureau. Il fallait attendre le lundi suivant pour qu’il ramène ses comptes-rendus d’interventions et ses bons d’attachement en cas de nouvelles demandes sur place. Ce n’était pas efficace, ça prenait beaucoup trop de temps. Aujourd’hui, on traite les demandes des clients et les comptes-rendus d’intervention en quasi-temps réel. A ce titre, nous n’avons que des retours positifs de la part de nos clients.
 

Praxedo : un argument vendeur pour les réponses à appels d’offres

Clairement, je ne travaille que des marchés publics et je mets Praxedo en avant dans toutes mes réponses à appels d’offres. C’est très vendeur. Les clients bailleurs sociaux apprécient particulièrement.
 

Une traçabilité sans faille des interventions

Praxedo nous a fait faire également un énorme bond en avant sur tout ce qui concerne la traçabilité des interventions. Chaque intervention est dotée d’un numéro dans mon Praxedo. Je peux ainsi la retrouver très facilement à tout moment. Et je sais exactement ce qui a été fait, à quel moment, par qui, qui a créé l’intervention, qui l’a modifiée, qui l’a reprise (pour le cas des interventions calées sur 2 ou 3 jours). En termes de qualité de SAV, c’est formidable !
 

Fini les litiges clients grâce aux photos obligatoires

Par ailleurs, on retire aussi un grand bénéfice des photos obligatoires dans les comptes-rendus des techniciens. C’est très utile, et notamment pour les avis de passage, quand le client n’est pas là et qu’on ne peut pas pénétrer dans le logement par exemple. Aujourd’hui, si le gardien ou le locataire ne sont pas là, le technicien prend la photo pour apporter la preuve de l’absence. Chaque photo est horodatée et géocodée. Aucune falsification n’est possible. Et cela nous permet d’apporter la preuve que le technicien était bien là à l’heure du rendez-vous prévu mais qu’il n’a pas pu intervenir. Vous n’imaginez pas le nombre de litiges que ça nous évite avec les clients désormais !
 

Une productivité des techniciens multipliée par 3

Nous avons aussi considérablement augmenté la productivité journalière des techniciens. Avant Praxedo, mes techniciens faisaient en moyenne 4 interventions par jour. Aujourd’hui nous sommes à 12 ou 13 interventions quotidiennes par technicien ! On a multiplié par 3 les interventions réalisées avec le même nombre de techniciens. Juste parce qu’avec Praxedo on est mieux organisé.
 
Avant, les techniciens étaient en roue libre toute la semaine, les trajets n’étaient pas optimisés, ils faisaient les interventions de manière inégale un peu quand ils voulaient. Maintenant, avec la photo géocodée et horodatée en temps réel, c’est imparable. Ils ne peuvent pas passer à côté d’une intervention.
 

Fini les conflits entre planificateurs et techniciens

Enfin, concernant le traitement administratif, avec Praxedo on s’est acheté une paix royale au bureau. On gagne un temps de dingue et en plus on évite les conflits récurrents entre mes assistantes en charge de la planification et mes techniciens. Avec Praxedo, il n’y a plus de discussion sur « je n’ai pas reçu cette intervention, mais si je te l’ai donnée, etc. » Tout est clair, tout est transparent, on a tous le même niveau d’information au même moment, on sait exactement à qui est attribuée telle intervention et à quel moment. Tout est dans Praxedo.
 

La capacité de faire du prévisionnel auprès des clients

Et avec les clients on peut faire du prévisionnel. C’est vraiment pratique. On peut prendre une demande à l’instant T et dire au client que l’intervention demandée ce jour sera réalisée tel jour à telle heure. On met un drapeau spécial dessus dans Praxedo et le tour est joué.
 
Avec Praxedo on a éliminé les conflits internes entre la conduite d’activité et les techniciens, et les litiges avec les clients ont également disparu. On travaille sereinement et en confiance.
 

Un délai de facturation réduit de 15 jours à moins d’une journée

Enfin, sur la facturation, le bénéfice Praxedo a été énorme. Déjà, on fait plus d’interventions qu’avant, trois fois plus. Donc on facture plus. Et ensuite on peut facturer l’intervention le jour même où elle est réalisée, alors qu’avant il nous fallait un délai de 15 jours, à attendre le passage du technicien puis le temps de traitement en masse qui était long. Maintenant, on facture au jour le jour. Et ça c’est super pour notre trésorerie !
 
Franchement, Praxedo, il fallait y penser. Vraiment il fallait la créer cette solution ! Ça nous soulage énormément dans notre activité. On peut tout traiter au jour le jour, on n’a plus de doublons, on n’a plus d’oublis, on n’a plus de stress. C’est un confort de travail considérable.
 
Figurez-vous que mon Outlook est enfin de devenue une boîte de réception basique. Vous n’imaginez pas le bien que ça fait !

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Dans l’immédiat, nous allons augmenter la voilure et équiper l’intégralité de nos techniciens avec des licences Praxedo.
 
A l’heure actuelle, on a que les 9 techniciens de notre activité bailleurs sociaux qui en sont dotés. On va aussi équiper nos 7 techniciens intervenant auprès des collectivités locales.
 
Nous faisons également la publicité de Praxedo auprès de nos sous-traitants afin qu’ils s’équipent eux-aussi.
 
Il y a un autre sujet que l’on voudrait traiter rapidement, c’est la mise en place d’une connexion Praxedo avec notre ERP Sage 50c. C’est un sujet que nous allons ouvrir dans quelques mois.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Je dirais « Efficacité » et « Rentabilité ».
 
Efficacité, car la solution Praxedo nous rend clairement plus efficaces. On a une traçabilité réelle des interventions dans la solution. On peut gérer au jour le jour. Il y a de l’interactivité. Chaque intervention vit. Et on voit aussi la différence avec nos clients qui sont ravis.
 
Rentabilité car Praxedo nous a permis de faire trois fois plus d’interventions par jour et par technicien, et avec le même nombre de techniciens. Tout ça grâce à l’optimisation des tournées, des trajets, avec des interventions cohérentes et un suivi en temps réel des activités de chaque technicien. C’est assez incroyable.
 
Rentabilité aussi, parce que Praxedo nous permet de faire une facturation au jour le jour. En termes de trésorerie c’est efficace.
 
Et enfin, c’est mon point de vue de chef d’entreprise, j’ai l’impression que l’usage de l’application, en dopant leurs performances, a créé une émulation entre mes techniciens. Ils se sont pris au jeu. Ils essaient toujours d’être celui qui réalise un peu plus d’interventions que les autres. Clairement, l’état d’esprit au travail a évolué de manière positive, et c’est aussi à Praxedo qu’on le doit.