Voillard et Compagnie gagne 20 % de productivité par technicien grâce à l’optimisation de ses plannings

Parlez-nous en quelques mots de votre société et de ses activités…

La société a été créée en 1981 et je l’ai rachetée en mars 2020. Nous travaillons dans toute la région Poitou-Charentes et en Nouvelle Aquitaine ; cela nous arrive aussi d’aller plus loin sur demande. 

Nous sommes spécialisés dans l’entretien et le dépannage des systèmes de chauffage, de climatisation et de ventilation. Nous avons également une activité de ramonage industriel et de dégraissage de hottes de cuisine. 

La société est composée de 12 employés, dont 8 techniciens itinérants, qui effectuent 7 000 interventions par an. Nous réalisons 900 000 € de chiffre d’affaires pour une croissance annuelle de 6 %. 

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Quel était votre contexte opérationnel avant d’utiliser Praxedo ?

Avant Praxedo, la société fonctionnait entièrement au papier carbone. C’était compliqué à gérer parce que nous effectuons beaucoup d’interventions par an : les documents s’empilaient très vite sur les bureaux, c’était difficile à gérer. Il y avait deux personnes à temps plein, et moi en temps partiel, pour gérer tous les rapports, ce qui était extrêmement chronophage. 

Nos techniciens remplissaient ces documents plus ou moins bien, de manière plus ou moins exhaustive. Or, nous réalisons beaucoup de sous traitance pour des grands groupes, et eux ont besoin de transmettre nos rapports à leur client final. Les rapports qu’on leur fournissait n’étaient pas de bonne qualité et ils avaient besoin de plus de transparence et de clarté dans le suivi de nos prestations. 

Sur un autre sujet : la planification était gérée via un planning outlook. Tous les rapports d’interventions étaient scannés et envoyés à nos clients, cela nous faisait perdre beaucoup de temps.

Sans Praxedo, on n’aurait pas pu gérer la croissance de l’entreprise. Il était indispensable de passer au digital, en 2022 ce n’est pas jouable de faire autrement. 

Quels étaient vos besoins ?

Notre principal besoin était de fournir un nombre important de rapports d’interventions clairs et précis à nos clients, suivant leurs besoins. La flexibilité de l’outil Praxedo nous a permis de créer des rapports sur mesure afin de leur apporter toutes les informations nécessaires. 

Pour chacune de nos interventions, on a ainsi créé des rapports spécifiques. Nos techniciens sont spécialisés sur chaque type d’activité, il était donc important que l’on puisse mettre en place un process pour que tous les employés travaillent de la même manière. Nous avons actuellement 30 types de rapports différents, que nous avons pu créer en complète autonomie, sauf pour certains formulaires spécifiques. Par exemple, celui pour la climatisation qui inclut la création automatique d’un document Cerfa.  

Au vu du secteur géographique sur lequel nous intervenons, il fallait également pouvoir gérer des tournées afin d’optimiser les coûts. En effet, nous faisons beaucoup de “petites” interventions chez le client, c’est essentiel de pouvoir optimiser les tournées pour les rendre plus rentables. C’est ce que nous permet de faire Praxedo, on se rend compte en utilisant l’outil qu’on gagne beaucoup de temps de trajet. On a pu ainsi ajouter 1 à 2 interventions par jour par technicien ! 

Grâce à Praxedo, nous avons réduit le temps passé sur les tâches administratives chronophages. Cela nous permet de nous consacrer à temps plein à nos clients afin de pouvoir toujours mieux les servir. Nos clients professionnels apprécient tout particulièrement le portail donneur d’ordres, car le suivi des interventions y est très clair et qu’ils bénéficient d’informations précises sur les interventions. 

Quelles ont été les raisons principales de votre choix en faveur de Praxedo ?

Je connaissais la solution puisque je l’utilisais déjà dans une autre société avant la reprise de celle-ci. Praxedo nous a tellement aidés à nous développer et à nous organiser qu’utiliser l’outil à nouveau était une évidence.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Nous faisons un usage complet de Praxedo.

Nous utilisons la plateforme web de trois manières différentes. 

• Je m’en sers pour m’assurer que tout se passe comme prévu et effectuer le suivi de notre planification. 
• Les chargés d’affaires l’utilisent pour planifier les chantiers dont ils ont reçu les commandes. 
• Et nos assistantes administratives s’en servent pour la facturation et la planification des interventions d’urgences.

De l’autre côté, tous les techniciens utilisent l’application mobile afin de connaitre leur planning, de compléter les rapports d’interventions et d’accéder aux historiques. 

Quels bénéfices retirez-vous de de Praxedo ?

Une meilleure qualité de service auprès des clients

Le premier bénéfice de Praxedo est une nette amélioration de la qualité de service auprès de nos clients. Nous passons beaucoup moins de temps au scanner et plus de temps au téléphone, et cela se ressent sur la satisfaction client. Ils nous le font beaucoup remonter ! 

Un autre avantage de la solution est la traçabilité des interventions, notamment via le portail donneurs d’ordres. On est par ailleurs en train de mettre en place les scénarios pour l’envoi de mails automatiques afin de tenir nos clients au courant de l’avancée des interventions. 

Des techniciens satisfaits

Nous avons aussi constaté une meilleure communication interne et externe. Le planning est en effet beaucoup plus clair pour tout le monde. Nos techniciens sont contents d’avoir des plannings aussi précis. Ils savent exactement chez quel client ils doivent aller et ce qu’ils doivent y faire. L’historique d’interventions est aussi précieux, car il leur permet d’avoir plus d’informations sur ce qu’ils doivent faire. 

L’optimisation de nos déplacements nous permet d’augmenter la productivité de nos techniciens sur le terrain. Nous avons ainsi constaté une augmentation du nombre d’interventions par technicien de 20 %. Sans compter que cela nous garantit une meilleure réactivité pour les interventions d’urgence !

La prise en main a d’ailleurs été très facile. Même si certains étaient méfiants au début, en moins d’une semaine, ils étaient tous très à l’aise avec l’outil. 

Un traitement administratif amélioré

Enfin, nous avons beaucoup gagné sur le traitement administratif des interventions. Nous avons diminué notre délai de facturation d’environ 15 jours, et réduit le temps administratif sur la gestion du classement des documents de 100 % puisque tout est automatiquement classé et mis à jour !

Enfin, l’outil nous permet de sortir de certaines situations délicates. Le fait d’intégrer des photos avant/après à nos rapports nous permet de prouver la qualité de l’intervention effectuée. Nous évitons des litiges. 

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Nous souhaitons continuer notre collaboration avec Praxedo et la faire évoluer au rythme de la société. Cela se fera naturellement avec la croissance de la boîte. 

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Pour moi, ce seraient les mots flexibilité et optimisation. 

Flexibilité, car la solution permet de s’adapter aux différents types d’activités. Nous pouvons utiliser Praxedo de la manière la plus adaptée à notre organisation.

Et optimisation, car l’outil nous permet d’augmenter au maximum notre rentabilité, nos déplacements et les temps de travail.