Le délai de facturation client de Rectiparts est passé de 10 jours à 48-72h avec Praxedo

RECTIPARTS et ses activités en quelques mots

Créée en 2015, Rectiparts est une entreprise spécialiste de l’entretien et de la réparation d’équipements à moteurs thermiques et industriels. Elle dispose notamment d’un agrément spécifique pour les véhicules Volvo Penta et Caterpillar.

Située en Savoie, la société couvre une zone de 400 km autour de Novalaise où se trouve son atelier. Ses activités sont de deux ordres :

• L’atelier : avec le désassemblage, le surfaçage, la rectification et le reconditionnement de moteurs industriels de machines, engins forestiers, groupes électrogènes de chantiers, foreuses…
• Le dépannage sur site : avec des techniciens qui se déplacent sur les chantiers équipés de camions – ateliers itinérants, en mesure d’effectuer un démontage complet de moteur.

Avec une croissance annuelle de 50 à 60% sur les trois dernières années, Rectiparts atteint un chiffre d’affaires de 800 k€ en 2022. Claudia Vettori, gérante de la société, estime à +60% le chiffre d’affaires 2023, sur le premier semestre.

Les trois techniciens terrain effectuent environ 35 interventions par semaine au global, avec une durée moyenne de 4h par intervention.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ? 

Avant Praxedo, nous travaillions de façon vraiment très « artisanale ». C’est-à-dire que nos techniciens utilisaient le traditionnel carnet d’interventions papier à trois feuillets.

En début de journée, ils étaient obligés de passer au bureau avant de partir en intervention, pour récupérer les informations clients, site, équipement, notées dans un dossier à leur attention.

En fin d’intervention, nous étions confrontés à des difficultés de récupération de l’information. Celle-ci n’était pas immédiate, car il arrive (toujours aujourd’hui) que le technicien ne repasse pas au bureau après sa journée, sans parler des oublis éventuels de rapports d’interventions papier à la maison.

Il a fallu se professionnaliser, car la gestion et le suivi d’interventions était trop compliqué et perdait en fiabilité pour nous, comme pour le client.

Nous avons donc, dans un premier temps, fonctionné avec un outil de stockage et de partage de documents Cloud, tout en conservant nos habitudes de planification sur tableau affiché au mur du bureau. Mais cela a vite montré ses limites et nous avons décidé d’envisager le déploiement d’une solution logicielle de gestion d’interventions pour davantage professionnaliser nos process.

Nos besoins étaient les suivants :

• la dématérialisation et la sécurisation de l’information,
• l’optimisation des déplacements, en évitant les allers-retours au bureau pour les techniciens,
• le gain de temps pour la facturation : en effet, Praxedo nous permet d’envoyer l’intervention en facturation dès que le bon d’interventions est validé, même si le technicien est encore sur site ou sur le trajet de retour.

Praxedo est la première et seule solution que nous avons étudiée. Outre les promesses du produit, le contact et l’accompagnement commercial nous ont tout de suite convaincu. 

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Une plateforme web pour faciliter la gestion administrative des interventions au quotidien

Nous sommes deux à utiliser la plateforme web au bureau.

L’assistante de gestion s’occupe de tout ce qui concerne l’intégration de nouveaux clients, la création de sites ou d’équipements.

D’autre part, la plateforme web nous permet de :

• planifier les interventions,
• qualifier et préparer les interventions,
• réceptionner et traiter les éléments de facturation,
• effectuer le suivi de chantier : dans nos formulaire, lorsqu’un technicien coche la case « suite à donner », nous savons qu’il y aura une autre phase d’intervention et nous pouvons enclencher la préparation, les commandes de pièces, etc… sans attendre et sans avoir à déranger le technicien en train de travailler,
• tracer et suivre les historiques d’interventions.

L’ergonomie de la solution est par ailleurs simple et agréable visuellement, ce qui nous facilite la lecture et la navigation.

L’application mobile pour optimiser l’intervention sur le terrain

De son côté, le technicien reçoit la notification d’intervention directement sur l’application, et tous les éléments relatifs à celle-ci (client, site, type d’interventions, matériel nécessaire) en synchronisant son téléphone. Il accède également au trajet en cliquant directement sur l’adresse qui renvoie au GPS.

A la fin de l’intervention, il rédige le compte-rendu directement dans le formulaire paramétré pour nos spécificités dans l’application. Puis il procède à la signature électronique avec le client.

A noter : chez nous, le technicien a l’obligation de joindre une photo pour valider le bon d’intervention ! Une fois validé et clos, nous pouvons générer le PDF personnalisé du bon d’intervention en un clic au bureau : avec notre logo, les horaires d’intervention et le nombre de kilomètres parcourus par le technicien.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Pour moi, les principaux et plus importants bénéfices sont :

• La qualité de service et la satisfaction client,
• La traçabilité,
• La réactivité,
• Le gain de temps.

Comparativement à notre ancien fonctionnement, nous gagnons une journée complète de gestion et suivi sur l’ensemble du cycle d’intervention.

Concernant la facturation, nous sommes passés de 10 jours à 48 – 72h aujourd’hui pour l’envoi au client.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Nous allons pouvoir bientôt connecter Praxedo à notre ERP Sage 100 Gestion commerciale.

Dans un premier temps, nous l’utiliserons uniquement pour gérer les inventaires de matériels. L’objectif est de gagner en fiabilité et justesse au niveau du suivi des stocks, et de pouvoir facturer exactement ce qui a été utilisé.

Nous nous laissons le temps de la réflexion concernant d’autres fonctionnalités comme la remontée des éléments d’interventions en comptabilité. Mais si la visualisation des stocks fonctionne comme nous l’espérons, nous étudierons cette autre étape.

Par ailleurs, nous nous développons et recherchons deux techniciens pour compléter nos équipes d’ici fin 2023, ce qui augmenterait le nombre de licences Praxedo souscrites.

Nous envisageons également pour 2024 de constituer deux équipes aux compétences spécifiques, plus qualifiées. Cela nous permettrait de disposer ainsi de différents statuts de dépanneurs, à dispatcher en fonction du type de panne. Ce serait un vrai plus en termes de compétences disponibles, ainsi que pour la relation client.

Enfin, nous n’utilisons pas Praxedo pour la gestion des interventions en atelier, mais c’est un sujet que nous aimerions aborder ultérieurement.

Si vous devez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Praxedo est un outil efficace et essentiel pour notre métier.

En effet, nous avons gagné en efficacité sur le suivi d’intervention et de la vie du technicien sur le terrain.

Et aujourd’hui, cette solution est absolument essentielle à notre développement. Elle nous permet à la fois de gagner du temps et de l’argent, et de cultiver et améliorer notre image, visibilité et crédibilité envers nos clients.