Potain gagne jusqu’à 25 % de productivité administrative avec la connexion Praxedo / SAP

Potain, leader historique du marché des grues à tour et de leur SAV

La société Potain a été créé en 1928 par Mr Faustin Potain à La Clayette en Saône et Loire. Elle a été rachetée en 2001 par le groupe Américain Manitowoc. En France, Potain est le leader du marché de la grue à tour et leur service après-vente est présent dans toutes les régions de France. 

L’organisation service est composée d’une centaine de personnes répartie sur le territoire français.

“L’objectif principal est d’être proche de nos clients et de leur apporter réactivité et qualité de service. “

En 2021, le service après-vente en France a ainsi réalisé + de 15 000 interventions en montage, démontage, dépannage, et maintenance.

Le besoin de remettre à plat leur système d’interventions 

Avant Praxedo, la société Potain travaillait déjà sur un logiciel qui lui permettait de remplir les bons d’intervention. Mais ils sentaient que cet outil n’était pas assez complet. La maintenance était par ailleurs difficile, et il était impossible à interfacer. 

Au moment du choix de Praxedo, la société Potain en a donc profité pour remettre à plat la totalité du système de réalisation des rapports d’interventions. 

Des besoins clairement identifiés

La société Potain avait besoin d’un outil qui lui permette de réaliser des rapports d’interventions structurés et d’inclure des photos. Il fallait aussi qu’il soit intuitif et facile d’utilisation pour les techniciens et planificateurs. 

De plus, ils souhaitaient avoir un « vrai »  outil de gestion d’interventions, de la planification à la réalisation de l’intervention pour minimiser l’utilisation d’autres outils. Enfin, il fallait que l’outil soit interfaçable avec SAP afin de travailler sur la réduction des tâches administratives à non-valeur ajoutée. 

“Nous nous sommes tournés vers Praxedo car l’outil regroupe tout cela, et qu’il dispose d’autres fonctionnalités intéressantes que nous avons découvertes par la suite.” 

Une utilisation de Praxedo à 360 °

La plateforme web pour la planification de l’intervention

D’un côté, les responsables montage et dépannage utilisent la plateforme web afin de planifier les interventions via leur PC. Les employés administratifs l’utilisent pour contrôler la cohérence entre les déclarations remontées dans l’outil de paie et les heures saisies par les Techniciens Après Vente. 

Et enfin, les responsables d’agence et de région l’utilisent pour mesurer les interventions à planifier et vérifier le planning des techniciens. 

L’application mobile pour accompagner les techniciens sur le terrain

Le technicien reçoit la notification quand l’intervention est planifiée et il vérifie le type d’intervention à réaliser. Il bénéficie déjà des informations transmises par le client au moment de la planification. 

Quand il arrive sur le chantier, il ouvre l’intervention et réalise son plan de prévention, “car la sécurité est une des priorités de notre entreprise. “

Il complète ensuite le rapport pré-paramétré via des menus déroulants et des champs d’écriture. Enfin, il finalise le rapport d’intervention en le faisant directement signer par le client. 

Une connexion essentielle entre Praxedo et SAP

Une mise en place et une utilisation simples

Le besoin principal était de mettre en place une connexion entre Praxedo et SAP pour réduire les opérations administratives de double saisie. La connexion entre les deux solutions a été mise en place grâce au développement d’une interface réalisée par le service informatique de Potain en interne, en s’appuyant sur les web services Praxedo. 

Le processus est très simple : le planificateur va d’abord créer une intervention dans SAP, puis la générer automatiquement dans Praxedo via une synchronisation qui a lieu toutes les deux minutes. 

Des avantages visibles rapidement

Cela présente plusieurs avantages pour la société. Premièrement, elle élimine le risque d’erreur lié à la double saisie, par exemple une adresse imprécise, ou des erreurs dans les numéros de machine. Deuxièmement, elle limite les tâches à non valeur ajoutée. 

“Avant, l’information était donnée au technicien par téléphone ou SMS. Il ressaisissait toutes les informations : c’était une perte de temps. Aujourd’hui, on constate 10 à 25 % de gain de productivité sur les tâches administratives.”

Enfin, le back office récupère toutes les informations concernant les heures travaillées par les techniciens ainsi que le rapport qu’ils ont effectué, directement dans notre ERP SAP, pour la facturation. 

La société Potain utilise aussi beaucoup la mise en place de scénarios pour envoyer en automatique les rapports d’interventions ou des messages directement au client. 

De nombreux bénéfices pour la société

La solution Praxedo a permis à la société Potain d’améliorer la qualité de service auprès de ses clients. 

En interne, elle a constaté un gain de temps important dans le traitement administratif des interventions. La connexion entre Praxedo et SAP a par ailleurs permis de réduire la double saisie, ce qui signifie beaucoup moins d’erreurs, “sans compter le temps que cela nous a fait gagner !”

Autre bénéfice important : le fait que le paramétrage des formulaires soit modifiable en autonomie, sans passer par le support Praxedo. Cela permet de distinguer vraiment les différents types d’interventions. 

Une utilisation de Praxedo sur le long terme 

Praxedo est une solution qui accompagne la société Potain à l’international. À l’heure actuelle, la solution Praxedo a été déployée à l’étranger au Portugal, en Espagne, en Australie et en Italie. 

À court terme, elle sera également déployée au Royaume-Uni. 

Deux mots-clés pour résumer la solution 

Adaptabilité

Adaptabilité pour la profondeur de paramétrage de la solution, qui permet d’adapter les formulaires en fonction des différents types d’interventions. 

Facilité

Et Facilité, car elle est intuitive à prendre en main, facile à utiliser et ergonomique.

“Nos techniciens n’ont pas eu de difficulté à s’adapter à la solution.”