Ecovision gagne 1 journée par semaine dans le traitement administratif des interventions grâce au connecteur Praxedo/Sage 100

Parlez-nous en quelques mots de votre société et de ses activités…

Ecovision a été créée en 1987. Nous sommes basés au sud de Lyon et nous intervenons donc principalement sur la région lyonnaise, mais nous pouvons monter jusqu’à Saint-Etienne et la Haute-Savoie. Et, de manière occasionnelle, nous pouvons intervenir plus loin : nous avons par exemple des clients dans les Landes.

Notre activité consiste à installer et maintenir tous types d’équipements dans les autocars et les autobus. Il va s’agir ainsi des équipements de climatisation, de l’audio/vidéo (les écrans pour projeter des films par exemple), le multimédia embarqué, mais aussi les éthylotests qui sont désormais obligatoires dans chaque véhicule. 

Cependant, la majeure partie de nos interventions sur le transport urbain concerne la maintenance des systèmes de climatisation.

Nous avons une équipe de 5 techniciens équipés de Praxedo pour assurer ces interventions. Ils réalisent entre 2000 et 2500 interventions par an, dont 50 % environ sont liées à des contrats de maintenance, entre autres sur la climatisation. Nous intervenons notamment sur un parc de 1000 véhicules de la ville de Lyon.

Par ailleurs, une équipe de deux personnes au back-office supervise la planification.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Avant d’utiliser Praxedo, nous gérions nos interventions sur un tableur Excel selon un format prédéterminé qu’on imprimait avec les données nécessaires à l’intervention. On donnait ces feuilles Excel aux techniciens tous les matins lors de leur passage au bureau, et ils remplissaient leurs rapports d’interventions sur des bordereaux papier.

Un délai trop long dans le traitement administratif des interventions

On ne récupérait pas les comptes-rendus au jour le jour, mais plutôt à la semaine. Nous n’avions donc pas la remontée des informations en direct, on les traitait en décalé. Par conséquent, cela décalait aussi le traitement administratif de l’intervention.

La solution Praxedo nous a permis de répondre à plusieurs enjeux. 

Un besoin de fiabiliser les comptes-rendus d’intervention pour la facturation

Avec cet ancien mode de fonctionnement, nous rencontrions des problèmes de remplissage des comptes-rendus. Certaines données, par exemple, faisaient l’objet d’erreurs récurrentes ou d’oublis. C’était notamment le cas des codes forfaits pour la facturation qui n’étaient pas les bons, or ils sont nécessaires pour facturer les clients. On courait beaucoup après les informations pour arriver à facturer correctement. Nous avions donc besoin d’un outil nous permettant de fiabiliser les comptes-rendus des techniciens et de disposer des informations rapidement.

Un autre enjeu était l’image de marque. Nous voulions avoir la capacité de produire des rapports d’intervention de qualité à remettre aux clients. 

Une recherche d’une solution de gestion d’interventions connectable à notre ERP Sage 100

Nous souhaitions aussi lier la technique à la gestion commerciale et à la facturation sur notre logiciel Sage 100. Nous y avons toute notre base de clients et c’est avec ce logiciel que nous faisons la facturation. Il était important de pouvoir créer des ponts entre nos différentes solutions pour disposer d’une transmission fluide des informations depuis le terrain jusqu’à notre module de facturation. 

Enfin, nous souhaitions limiter notre consommation de papier. En effet, cela représente un vrai budget annuel et compte-tenu du volume d’interventions que nous réalisons, les problématiques d’archivage devenaient difficiles à gérer. La digitalisation devenait une évidence.

Raison n°1 du choix de Praxedo : le connecteur avec Sage 100

Le choix s’est porté sur Praxedo suite à une étude comparative réalisée entre plusieurs prestataires. Notre décision s’est appuyée sur le fait que le connecteur Sage 100 existait déjà chez Praxedo. Ça a vraiment été l’argument décisif. 

Ce qui nous a convaincus, c’est le fait que Praxedo dispose du connecteur sur étagère. Cela facilitait énormément les choses pour la mise en place de la solution. De plus, il y avait un intérêt en termes de coût puisqu’il n’y avait pas de développement informatique à faire.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

La plateforme web pour la planification et la validation des interventions

Chez Ecovision, nous utilisons la version Classic de Praxedo.

Deux personnes au bureau utilisent la plateforme web : moi-même, en tant que responsable administrative et financière, et le responsable de la maintenance, qui supervise les activités de nos techniciens sur le terrain. 

Praxedo nous permet de créer et planifier les interventions, principalement via le module de planning en drag and drop. En fin de cycle, nous validons également toutes les interventions dans Praxedo, avant leur remontée dans Sage.

Ce qui est vraiment important en termes de process, c’est que nous avons pu dès le départ, en collaboration avec l’équipe Praxedo, adapter la solution à notre activité. L’idée était d’appliquer dans le digital nos modes d’organisation et notre façon de travailler. 

Nous avons ainsi créé plusieurs catégories de formulaires en fonction des types d’interventions, pour que cela colle au mieux à nos procédures métiers.

Une fois l’intervention créée dans l’interface web de planning de Praxedo, on pousse ensuite les informations sur les équipements à maintenir aux techniciens en amont de l’intervention. Et grâce aux historiques des interventions, ils disposent des éléments pour la préparer au mieux, prévoir les bonnes pièces de rechange, etc.

L’application mobile pour faciliter le travail des techniciens sur le terrain

Tous les techniciens d’Ecovision utilisent l’application mobile Praxedo pour leurs interventions sur le terrain ou en atelier. 

Nous avons créé des formulaires spécifiques par type d’intervention avec des champs personnalisés obligatoires à compléter, pour être sûrs que les techniciens n’oublient pas des informations essentielles pour la facturation.

Une chose à souligner, c’est que nos techniciens se sont bien adaptés à Praxedo. Parmi eux, nous avons des jeunes et des moins jeunes, mais ils ont tous été convaincus par l’application. Elle est plutôt facile à prendre en main, une fois qu’ils ont été formés. Et puis, cela leur facilite la vie dans la saisie des informations sur le terrain puisqu’ils peuvent le faire immédiatement après chaque intervention. Ils sont guidés par les formulaires, ce qui permet d’éviter les erreurs et les oublis que nous pouvions avoir quand on était au fonctionnement papier.

Pouvez-vous nous en dire plus sur le connecteur mis en place entre Praxedo et votre progiciel Sage 100 ?

Le connecteur a été mis en place par l’équipe de Praxedo sur place, en collaboration avec notre intégrateur Sage. Cela s’est fait rapidement et de manière fluide entre les différents interlocuteurs.  L’avantage c’est que Praxedo dispose d’un connecteur sur étagère, ce qui facilite beaucoup les choses au niveau informatique. C’est quasiment du plug and play.

Le connecteur Sage 100 nous permet la remontée des informations d’interventions de Praxedo directement dans le logiciel Sage lorsque nous rédigeons les bons de livraison client pour la facturation.

Cela nous permet de ne plus saisir deux fois les données, et donc de gagner beaucoup de temps. Sans compter les erreurs que cela évite ! C’est très appréciable pour la facturation. La transmission des informations terrain entre Praxedo et Sage 100 se fait de manière fluide et automatisée.

Quels bénéfices retirez-vous de l’usage conjoint de Praxedo et de votre progiciel Sage 100 ?

Une meilleure qualité de service vis-à-vis de nos clients 

Sur le plan qualitatif, nous avons fait un bond en termes d’image de marque et de qualité de service. Praxedo nous permet d’améliorer notre communication auprès des clients, avec des comptes-rendus PDF chartés envoyés par mail, très professionnels, que nous pouvons envoyer dès que l’intervention est traitée chez nous.

Mais l’utilisation de la solution a aussi amélioré la communication en interne, entre le back-office et les techniciens. Comme on peut tout suivre sur la plateforme web, on sait chaque jour ce qui est fait par les techniciens. Praxedo nous permet d’avoir une vision complète des plannings à la semaine, et de pouvoir placer, si nécessaire, des interventions urgentes de réparation entre deux visites de maintenance préventive.

Fini le papier dans tous les sens et les soucis d’archivage

Et puis surtout, nous n’avons plus de feuilles à gérer dans tous les sens. Tout est dans le logiciel et dans l’application mobile. Cela change vraiment la vie de nos techniciens, mais c’est aussi beaucoup plus pratique pour nous au bureau en termes d’organisation et d’archivage. Chaque intervention est numérotée dans Praxedo et on peut retrouver toutes les informations en quelques clics si un client nous demande des précisions par exemple. Nous n’avons plus le problème des classeurs dans des armoires surchargées. Tout est dans Praxedo, dans le cloud sécurisé. On peut y accéder immédiatement de partout avec une simple connexion internet.

Un vrai gain de temps sur le traitement administratif des interventions

On voit clairement que nous avons gagné en productivité du côté administratif. Nous n’avons plus de mise à jour de tableaux Excel à faire ; rien qu’avec ça on a gagné une journée par semaine sur le traitement administratif.

Nous avons aussi gagné du temps au niveau des délais de facturation auprès de nos clients. Nous fonctionnons sur une facturation à la semaine avec notre plus gros client, mais comme Praxedo nous permet de faire le suivi journalier des véhicules qui sont traités, on pourrait tout à fait facturer dans la journée. C’est d’ailleurs le cas avec nos autres clients. 

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Accessibilité

Le premier mot que je citerais, c’est Accessibilité. Praxedo est une solution vraiment accessible. La formation est rapide et le résultat de l’utilisation de la solution est immédiat. Une fois que le technicien est formé, la prise en main va vite et il peut utiliser tout de suite l’application pour faire ses comptes-rendus. C’est du concret, c’est immédiat.

Compatibilité

Le deuxième mot que je choisirais, c’est Compatibilité. C’était un argument important pour nous, le fait de pouvoir choisir un outil qui puisse fonctionner avec nos solutions d’exploitation déjà existantes. Le connecteur Sage 100 sur étagère fait vraiment la différence. C’est le plus pratique pour nous et cela s’est fait facilement grâce à l’écoute de l’équipe de Praxedo qui nous a bien aidé à qualifier nos besoins.