Face à la multiplicité des missions et des prestataires intervenant dans le domaine du Facility Management, les solutions digitales de gestion d’interventions apportent un soutien considérable au secteur.
En effet, l’activité nécessite d’organiser et coordonner les interventions préventives, ainsi que les supports techniques, et les astreintes d’urgences. Par conséquent, elle doit garantir la disponibilité des agents et techniciens, ainsi que le bon déroulement de l’intervention, tout corps de métiers confondus et à tout moment.
C’est pourquoi la solution de gestion d’interventions Praxedo accompagne les professionnels du secteur, afin de répondre efficacement et avec agilité à leurs enjeux.
Facility Management : optimiser le traitement des demandes d’interventions
La réception et la qualification des demandes
Dans le secteur du Facility Management, utiliser une solution de gestion d’interventions comme Praxedo permet de garantir une qualité de service optimale. Et cela commence par la gestion des demandes d’interventions.
En effet, la réception des demandes est un moment déterminant. L’analyse des informations transmises doit permettre de qualifier le degré d’urgence, mais aussi, les besoins en termes d’équipement et de compétences, pour une résolution efficace. A cette fin, la transmission de l’information est un élément crucial. Certains procédés écrits ou via l’utilisation de tableurs sont source d’erreurs. Praxedo permet ainsi de dématérialiser, stocker et archiver l’information. Celle-ci est par ailleurs disponible en temps réel par l’ensemble des personnes concernées en quelques clics.
Les processus de planification
Dans le secteur du Facility Management, la planification est particulièrement critique et participe pleinement à la qualité de service. En effet, le secteur comporte des enjeux à la fois multiservices et multitechniques. Il faut donc gérer une multiplicité de compétences et de métiers.
Praxedo permet de prioriser la demande d’intervention en fonction de son degré d’urgence ou de la nature de l’engagement contractuel. Il est également possible de suivre l’état d’avancement de l’intervention et la disponibilité des techniciens sur le terrain. Ainsi, la planification peut être optimisée en gérant plus facilement les imprévus lorsqu’ils se présentent et que le Facility Manager dispose des compétences nécessaires.
Pour cela, disposer d’une vision globale des disponibilités et profils des équipes de terrain est un élément essentiel.
Accroître et accompagner l’efficacité terrain du Facility Management
Communication et transmission des informations
Avant l’intervention, le Facility Manager doit s’assurer de disposer et de transmettre toutes les informations nécessaires pour résoudre efficacement la panne ou le dysfonctionnement pour lequel il a été sollicité.
Praxedo permet notamment d’enregistrer :
- la fiche client (nom, localisation, contact, documents contractuels),
- l’historique d’interventions effectuées chez un client et / ou sur une machine en particulier,
- les références concernant l’équipement sur lequel le technicien doit intervenir,
- les informations relatives aux réglementations en vigueur,
- ainsi que celles du contrat de maintenance s’il y a lieu.
Afin de préparer au mieux la visite sur site du technicien, Praxedo dispose également d’un module d’assistance vidéo qui permet d’établir un premier contact à distance. Cette fonctionnalité participe à sécuriser l’intervention lorsqu’elle comporte des spécificités particulières (compétences, équipement, accessibilité…).
Personnalisation des comptes-rendus
Un Facility Management efficace nécessite de pouvoir répondre aux attentes du client de façon personnalisée. Ainsi, le pré-paramétrage de comptes-rendus d’interventions est un élément permettant de donner au client toute l’importance qu’il revêt. Délivrer un service sur-mesure contribue en effet à la qualité de service.
Sur Praxedo, il est possible de créer autant de formulaires que nécessaire. Ceux-ci peuvent donc être personnalisés en fonction des spécificités métiers mobilisés ou des exigences réglementaires en vigueur selon la compétence sollicitée.
Augmentation du taux de résolution en première intervention
Enfin, étant donné la multitude d’interventions menée par les équipes terrain de Facility Management, l’optimisation du temps et des déplacements se trouve être un enjeu majeur.
La planification intelligente possible via l’outil Praxedo permet tout d’abord d’optimiser les trajets et plannings. Désormais, la solution dispose également d’un outil d’assistance vidéo à distance. Ainsi, que ce soit pour soutenir l’intervention d’un technicien sur site ou pour accompagner une démarche d’auto-dépannage, il est possible de contacter un expert à distance en temps réel ou de façon asynchrone. Une fois la notification de contact reçue, celui-ci se connecte et apporte ses connaissances et compétences sans nécessité de prévoir d’autres déplacements sur site.
Le taux de résolution en première intervention, appelé aussi First Time Fix Rate, augmente naturellement et contribue à la fois à la qualité de service délivrée par le Facility Manager et à la satisfaction client.
