Gérer les stocks de pièces constitue un délicat exercice d’équilibriste. Le service de maintenance doit disposer des pièces critiques en nombre suffisant sans pour autant “surstocker”. Tour d’horizon des méthodes d’optimisation existantes.
La gestion des stocks de pièces détachées relève du casse-tête pour une société de maintenance. Elle doit s’assurer qu’elle dispose de pièces de rechange en nombre suffisant pour assurer les réparations dans les plus brefs délais et maintenir ainsi la satisfaction client.
Pour obtenir un taux élevé de résolution en première intervention – le fameux « First Time Fix Rate » -, le technicien doit, en effet, disposer dans son véhicule des pièces détachées nécessaires à ses différentes missions.
Ce principe de précaution peut toutefois générer un surplus d’inventaire. Les pièces non utilisées entraînent alors des coûts additionnels qui rognent sur la marge du prestataire, déjà faible dans un secteur de la prestation de services particulièrement concurrentiel.
Le budget alloué aux pièces représente, en effet, un poste important de dépense, non seulement pour leur achat, mais aussi pour les coûts liés à leur transport, leur stockage et leur manutention. Toute optimisation de la gestion des stocks est donc la bienvenue.
Tout l’enjeu consiste à trouver un bon compromis entre le dimensionnement des stocks et le niveau de service attendu. Un prestataire tenu de respecter des engagements contractuels particulièrement contraignants en termes de Garantie du temps de rétablissement (GTR) peut être tenté de “surstocker” pour éviter de subir des pénalités financières.
L’optimisation des stocks de pièces détachées est donc un exercice délicat. La gestion des pièces d’utilisation courante est par nature plus facile à maîtriser. Leur consommation est connue. Les pièces rarement utilisées supposent une gestion différente basée sur une analyse de risques.
Le principe de Pareto appliqué à la gestion des stocks de maintenance
Comme le constate Arnaud Meunier, directeur d’Argon Consulting dans un avis d’expert publié dans le magazine Fonction Maintenance, jusqu’à 80 % des pièces de rechange en stock sont rarement utilisées. Baptisées les “slow-movers”, ces pièces font l’objet d’une rotation très faible. Chez certaines, on n’observe pas de mouvement sur plusieurs années. Pour autant, elles peuvent se révéler critiques le moment venu.
A contrario, 20 % des pièces en stock sont particulièrement demandées. Selon le principe de Pareto, elles assurent 80 % de l’activité. Arnaud Meunier avance d’autres chiffres-clés à prendre en compte : 50 % des surstocks sont obsolètes dans un délai de quatre ans et 40 % des surstocks identifiés sont dus à une méconnaissance des besoins réels de consommation.
Par ailleurs, la disparité des systèmes de gestion des activités de maintenance entraîne 20 % à 30 % de doublons dans les pièces de rechange utilisées. Enfin, 15 % de surcoût à l’achat est dû à une absence de consolidation des volumes permettant de jouer sur l’effet d’échelle.
MTTR et MTBF, deux indicateurs clés pour la gestion des stocks de maintenance
Pour réduire la consommation de pièces détachées, il convient de s’appuyer sur des indicateurs clés comme le temps moyen jusqu’à la réparation (MTTR, Mean Time To Repair) ou le temps moyen entre deux défaillances (MTBF, Mean Time Between Failure). Que donne cet indicateur MTBF ? Est-il conforme à la durée de vie théorique donnée par le fabricant ?
Si l’écart est important, il convient d’interroger le fournisseur, voire d’en changer. Autre piste : aller chercher sur le marché des pièces aux fonctions et aux coûts équivalents mais disposant d’une longévité supérieure.
Il est aussi possible d’interpeller les utilisateurs sur les conditions d’utilisation des équipements dont les pièces détachées subissent des défaillances précoces. Des conseils sur le paramétrage d’une machine peut faire chuter son taux de défaillance.
Tendre vers le “juste à temps”
Les leviers d’optimisation des stocks diffèrent en fonction de la nature et la vocation des pièces détachées. Les pièces prévues pour la maintenance préventive constituent le cas le plus simple. Les opérations étant planifiées à l’avance, il est aisé de déterminer leur quantité.
De même, les besoins en pièces de consommation courante peuvent être évalués sur la base de l’historique des consommations. Les apports du big data et de l’intelligence dans ce domaine permettent de tendre vers le “juste à temps”.
L’optimisation du stock des pièces faisant l’objet de défaillances aléatoires est plus complexe à réaliser compte tenu de l’absence d’historiques ou de leur faible nombre. Outre le MTBF, d’autres critères peuvent être pris en compte comme le délai d’approvisionnement ou les coûts de logistique et de stockage.
Les méthodes ABC, PIEU et lean maintenance appliquées à la gestion des stocks de maintenance
Il existe aussi des méthodes pour établir des priorités au sein de cette famille de pièces de rechange. La méthode de classification ABC répartit les pièces en trois classes – A, B et C – en fonction de leur criticité. Les pièces de classe A concentrent un maximum d’attention et un suivi particulier. Le contrôle sera moins soutenu pour les pièces de classe B et moins encore pour celles de classe C.
La méthode de PIEU classe, elle, les pièces en fonction de l’incidence des pannes (P), l’importance de l’équipement (I), de son état (E) et de sa fréquence d’utilisation (U). Démarche d’amélioration continue, le lean maintenance vise aussi à optimiser les stocks de pièces détachées.
Quelle que soit la méthode utilisée, Arnaud Meunier rappelle qu’il convient de garder à l’esprit qu’une réduction des stocks bien menée n’est pas contradictoire avec la recherche d’amélioration de la qualité de service.
Un autre levier consiste à mutualiser les stocks entre plusieurs sites, voire entre plusieurs prestataires. Ce qui permet de consolider les besoins, de réduire les coûts de transport et de manutention et de bénéficier de conditions tarifaires plus avantageuses au moment de l’achat.
Que faire des stocks de maintenance “morts ou dormants” ?
Enfin, le service de maintenance doit se pencher sur la gestion des stocks de pièces qualifiés de “morts ou dormants” dont l’immobilisation présente un coût d’immobilisation non négligeable pour un intérêt très limité.
Que faire de ces stocks inutiles et coûteux ? Plusieurs cas de figure sont envisageables. Il est possible d’écouler certains stocks à des brokers qui font le commerce d’équipements d’occasion ou reconditionnés.
Il y a aussi le retour à l’envoyeur, le service de maintenance ayant conclu lors de l’achat la reprise du stock restant par le fournisseur. Enfin, il existe aussi des places de marché dédiées à ces stocks morts. Stockopro ou Bakelit.eu se positionnent ainsi sur le marché de la pièce détachée automobile.