La planification des tâches est une étape essentielle de toute gestion de projet. Elle vous permet de définir précisément toutes les tâches à effectuer, à organiser les ressources nécessaires pour leur réalisation, et à évaluer le temps que cela prendra. Si ces missions semblent aisées sur le papier, cela devient bien plus compliqué lorsque de multiples projets sont en cours.
A fortiori, lorsqu’un projet correspond à une intervention sur le terrain et que vous devez organiser des centaines, voire des milliers d’interventions à l’année, l’utilisation d’un logiciel de planification numérique apparaît très vite comme la solution évidente.
Mais comment choisir l’outil de planification adapté à vos besoins ?
Quels sont les avantages à utiliser un outil de planification des tâches ?
L’utilisation d’un outil de planification présente de nombreux avantages. En fonction de ce que vous recherchez, certains logiciels vont proposer des fonctionnalités plus ou moins fines, mais vous devez a minima pouvoir utiliser cet outil pour :
- répartir les tâches
- anticiper les événements récurrents
- suivre la qualité des tâches effectuées
- collaborer en temps réel au sein des différentes équipes
- établir des deadlines
- effectuer des rappels
Toutes ces fonctionnalités présentent des avantages pour toutes les équipes.
Du côté du back office, un outil de planification permet de gagner beaucoup de temps en gestion des plannings. Grâce à l’automatisation, vous pouvez créer des événements récurrents sans avoir à entrer toutes les informations à la main une à une. Vous pouvez également modifier les plannings en fonction de différents critères pour déterminer la meilleure ressource au même moment.
Pour les entreprises de service, cette fonctionnalité permet de s’assurer d’envoyer le technicien le plus compétent, le plus rapidement possible, auprès des clients qui sont en situation d’urgence. Cela vous permet aussi de créer très facilement les interventions de maintenance préventive, désormais essentielles à la qualité de votre service après-vente. Il s’agit d’un gain de temps considérable.
Du côté des techniciens, un outil de planification efficace leur permet de connaître leurs plannings à l’avance et les informe des différents changements pendant la journée. Il doit leur permettre d’anticiper leurs journées de travail tout en leur permettant d’être flexible et de se déclarer disponible pour des interventions supplémentaires au besoin. C’est à la fois bénéfique pour la productivité de l’entreprise de manière générale, mais aussi pour la montée en compétences et en autonomie du technicien sur le terrain.
Quels outils de planification utiliser ?
Il existe de nombreux outils de planification gratuits sur le marché. Parmi les plus connus, nous pouvons citer Monday.com (considéré comme un des leaders du marché), Wrike, Teamwork, Basecamp…
L’offre ne manque pas. Afin de déterminer le meilleur outil de planification pour vous, l’important est de lister la liste de vos besoins et d’identifier précisément les problématiques qui se posent concernant l’organisation de vos plannings.
En tant qu’entreprise de services, vos besoins en planification ne sont pas les mêmes qu’une agence de communication, qu’une boîte de production ou qu’un restaurant. Il convient donc d’utiliser un outil de planification adapté à votre secteur et à vos problématiques.
Par ailleurs, sachez qu’un logiciel de planification gratuit n’aura peut-être pas toutes les fonctionnalités que vous recherchez. D’où l’importance de faire votre choix en fonction de vos besoins.
Praxedo, l’outil de planification adapté pour les entreprises de service
Praxedo est un leader de la solution Cloud de gestion des interventions. Le logiciel vous propose notamment un outil de planification adapté à vos demandes spécifiques concernant la gestion des interventions. Il vous permet ainsi de :
- créer des interventions de maintenance préventive de manière automatique
- d’attribuer les interventions en urgence au technicien disponible au plus tôt en fonction de critères établis au préalable (connaissance du client ou compétence spécifique, par exemple)
- suivre en temps réel l’activité de vos techniciens sur le terrain
- optimiser l’organisation des tournées de vos techniciens afin de limiter le temps de trajet et d’augmenter la productivité
- rassembler vos techniciens en équipes
- gérer le planning de vos équipements
Une manière simple et efficace pour vos équipes en back office de gagner un temps précieux en termes de réactivité, et pour vos équipes sur le terrain d’organiser efficacement leurs journées de travail !
